出貨後的 ERP 系統 (Invoice)

我們已經介紹過了 ERP 內部的採購 (Purchase)、銷售 (Sales Orders)和出貨 (Shipments)，今天要來介紹的是在出貨後的重要動作 - 發票 (Invoice)。

什麼是 ERP 裡的發票 (Invoice)？與統一發票有關係嗎？

根據財政部關務署提供的出口報關應檢送之文件，裡面的第八項為發票或商業發票。
這個發票或商業發票，可以說就是 ERP 裡面的發票系統所開出來的發票。
一筆交易在貨物確定出貨和錢錢確定拿到之後，就可以進入發票的環節，ERP 會將出貨的內容、訂購人的資料和付款的資訊連結在一起，產生一筆發票紀錄，並且有一筆唯一獨特的發票號碼以便追蹤。
這樣的發票可以在出關時用來證明這些貨物是因為貿易而出關的，不是自己要出去走私用的，在國際的包裹上非常常使用到。
當然如果是國內包裹，就不太會用到，這邊補充個題外話，整個歐盟範圍內的國家與國家間，都是算國內運輸，不用發票資料。

而大家熟悉的統一發票是什麼？

統一發票的定義是指中華民國各種營利機構（包含一般公司、商號與公家事業機構）銷售貨物或提供勞務給消費者後，營業人與買受人雙方分別保存與收執的制式憑證。至於「統一發票」名稱的來由，是因為該憑證上必須記載開立者的營利機構統一編號，因而得名。
也就是說，大家熟悉的統一發票是台灣內部使用的發票，用途是為了課稅，為了防止商家逃稅以及增加國庫稅收，很聰明的讓大家的統一發票可以兌獎，藉由民眾的中獎預期，增加要求開立發票的次數與原則。

ERP 內的發票與統一發票可以是一樣的嗎？

基本上 ERP 內部的發票系統和統一發票系統為兩個獨立的系統，統一發票可以藉由電子發票 API 來進行發票的開立，也就是說我們必須在 ERP 內部開發一個客製化的系統，來讓台灣地區使用的統一發票結合到公司的 ERP 系統中。

內部的工作流程可能會像這張流程圖一樣：

1. 訂單和出貨已完成 (Order and Shipping Finished)
2. 準備發票資料 (Prepare Invoice)
3. 準備統一發票並回寫回系統 ---> 台灣地區才需要
4. 發票成立，寄給買家 (Release Invoice & Send to Customer)

工程師眼中的發票 (Invoice)

在這個環節比較麻煩的是在國際包裹，尤其不是每個國家所需要的報關資料都會是相同的，這也讓 ERP 系統的這個區塊充滿了客製化的空間。
舉例來說，有些國家會使用 CN23 這個形式的報關單 (例如英國)，但不是每個國家都會使用這個報關單。
因為純手工填這些報關單是不太可能的，又繁雜又容易出錯，又會需要多 hire 一個人力來填單，有工程師的幫忙來做自動化和客製化，絕對可以節省公司非常多的成本以及減少出錯。

Reference :

財政部關務署 - 出口報關應檢送之文件
Wikipedia - 統一發票 (臺灣)
中華郵政 - CN 23 報關單